In 10 stappen naar missie, visie, kernwaarden en strategie

Afgelopen week kreeg ik een e-mailtje van een onbekende. Nee, geen spam, een potentiële klant! Het was een directeur van een landelijk recreatiebedrijf en hij wilde met zijn team van leidinggevenden een dag aan de slag met missie, visie, strategie en kernwaarden. Een dag de hei op dus. En of ik die dag kon begeleiden. Ja, zeker kan ik dat! Maar hoe kwam deze man bij mij? Hij bleek me via google gevonden te hebben. Mijn allereerste klant via google, woehoe!
Afijn, de opdracht ga ik dus doen, want we passen bij elkaar als een kop en schotel. Nu ben ik de dag aan het voorbereiden, en toen bedacht ik me: is niet elke organisatie, elk team, elk bedrijf soms toe aan een herijking van de missie en de visie? En gaat dat niet heel vaak fout?

Discussie over missie en visie

Ik bedoel, ik kan me de sessies nog levendig herinneren bij vorige organisaties waar ik heb gewerkt. Dan begon de dag met een discussie over wat het verschil was tussen een missie en een visie, en hoe je de strategie zou moeten verwoorden. En als je pech had, moest je dan ook nog even de kernwaarden gaan benoemen. Dat werden dan vaak van die woorden zoals kwaliteit, energiek, klantvriendelijk, afgekort als KEK. Want dat vinden we leuk, afkortingen. Dan is het gemakkelijk te onthouden….
Vre-se-lijk.
Het idee van het gezamenlijk bepalen van je missie, visie en kernwaarden is juist dat je het gezamenlijk vóelt. Dat je met z’n allen zegt: Ja, dat zijn we echt! Hier zijn we goed in! Hier krijgen we energie van! Hier willen we mee aan het werk! Toch? Waarom maken we van zo’n dag dan altijd zo’n ellendig samenzijn, waarbij alle energie uit je wordt getrokken?
Ik zeg: niet doen! Er is een oplossing!

De kracht van je team

In de afgelopen jaren heb ik veel teams begeleid bij het vinden van hun gedeelde beeld, hun kracht, daar waar ze goed in zijn. Daarbij heb ik een aantal werkvormen ontwikkeld om je missie en je kernwaarden te bepalen. Deze ga ik hieronder met je delen. Als je het aandurft, gebruik ze vooral. Maar je kunt mij natuurlijk ook vragen om jouw team te begeleiden. Inmiddels heb ik deze werkvormen al bij circa 15 teams en bedrijven toegepast, dus ik begin er handig in te worden… Afijn: hier komt ie:

Stap 1: maak een moodboard

De groep wordt opgedeeld in kleine groepjes (4 tot 5 mensen) die zo homogeen mogelijk zijn. Die dus vrijwel hetzelfde over het werk denken. De opdracht is om met behulp van tijdschriften een moodboard te maken waar de identiteit van het team uit blijkt. Je mag ook plaatjes opzoeken die gaan over wat je graag zou willen. Heel grappig; uiteindelijk vind ie-de-reen dit leuk om te doen. Gewoon plaatjes uitknippen en plakken. Het is altijd dikke lol, want de gekste plaatjes en teksten worden uitgekozen.

Stap 2: presenteer het moodboard

Elke groep presenteert zijn moodboard voor de groep. Dit is ook altijd feest: Elke groep is trots op het kunstwerk wat is gemaakt, en elke groep heeft wel weer iets bijzonders bedacht. Op het moment dat de moodboards worden gepresenteerd, begin ik met schrijven. Ik schrijf woorden op die voor mijn gevoel belangrijk zijn voor de groep. Woorden of termen die ik in meerdere groepen hoor, en woorden die op de een of andere manier meer lading lijken te hebben.

Stap 3: samen zoeken naar de juiste woorden

Vervolgens neem ik de groep mee in de woorden die ik heb gehoord, die volgens mij van belang zijn voor de groep. Ik leg ze voor, laat ze als het ware door de groep ‘proeven’ en na instemming van de groep schrijf ik deze woorden op een flip-over. Uiteindelijk vraag ik of er nog belangrijke woorden ontbreken. Zo ontstaat een lijst van circa 15 woorden.

Stap 4: Stemronde kernwaarden

Elk lid van de groep mag een aantal woorden op de flip-over uitkiezen. Woorden waarvan hij of zij vindt dat ze het team het meest typeren. En hier komt al-tijd een top 5 uit. Altijd. Okay, soms een top 6 en soms een top 4. Maar er zijn altijd een aantal woorden populair.
En voila: wij hebben de kernwaarden bepaald.
Zo eenvoudig is het.

Missie en visie

Oké, de kernwaarden hebben we. Maar hoe krijgen we nou de missie en visie?
Het zal je niet verbazen: ook dat is niet zo moeilijk. Moet je daarvoor het verschil weten tussen een missie en een visie? Nee, dat doet er niet toe. Google op missie en visie en je raakt direct in verwarring. Niet doen dus. Waar het om gaat is dat je samen een beeld hebt waar je voor staat en waar je voor gaat. En dat gaan we in de volgende stappen uitvogelen:

Stap 5: bepaal je nummer 1 doelgroep

Iedereen krijgt de vraag om voor zichzelf een top 5 te maken van doelgroepen. Daarna is de opdracht om in 2-tallen een top 5 te maken. Daarna in 4-tallen. Soms in 8-tallen en uiteindelijk kijken we plenair naar de top 5. Samen kijken we wat de nummer 1 doelgroep is, welke doelgroep(en) iets minder belangrijk zijn en welke doelgroep(en) het minst belangrijk zijn. Ook hier komen we zonder problemen samen uit. Altijd.

Stap 6: bepaal je partners of concurrenten

Elk team of organisatie heeft concurrenten. Ik noem het ook wel de partijen die vergelijkbare dingen doen als jij. In een overheidsorganisatie zijn dit soort partijen vaak partners. Teams of organisaties waarmee je samenwerkt. Deze partners zijn belangrijk voor de volgende stap: de matrix.

Stap 7: Matrix kernwaarden/partners

De kernwaarden en partners zet ik in een matrix: Horizontaal de kernwaarden, verticaal de partners.
Elke deelnemer krijgt een aantal stickertjes. De vraag is of zij per partner willen aangeven welke kernwaarden zij van toepassing vinden. Ze mogen maar een paar kernwaarden kiezen (meestal 3 of 4). Als iedereen zijn of haar stickertjes heeft geplakt, zijn er uit de matrix een aantal dingen te halen. Deze neem ik met de groep door. Vooral belangrijk is de waarden waarin dit team of organisatie onderscheidend is t.o.v. de partners. Dat is namelijk van belang om de missie van de organisatie te bepalen.

Stap 8: maak je missie

De homogene groepen uit stap 1 komen weer bij elkaar. De vraag is of zij een creatieve uiting kunnen maken (slogan, een beeld, of een tekening) die voldoet aan:

  • Geloofwaardig ten opzichte van de identiteit
  • Relevant voor je nummer 1 doelgroep
  • Onderscheidend ten opzichte van je concurrent of partner.

Marketingprofessionals herkennen dit als ‘positionering’. Ook hier weer, het woord doet er niet toe, als het maar werkt. En of het werkt!
Elke groep presenteert zijn creatieve uiting. Deze verschilt per groep een beetje van elkaar, maar in essentie komen ze allemaal op hetzelfde neer. Immers: je hebt samen de identiteit, de nummer 1 doelgroep en de concurrent/partner bepaald. Die staan vast. En: het belangrijkste: de groepen hebben het zelf gemaakt. Het is van hun. Dat maakt deze werkvorm zo krachtig. Je hoeft niet in discussie over woorden: het gaat erom dat we een gedeeld gevoel, een gedeeld beeld hebben.

Strategie

De laatste stap is het bepalen van de strategie, namelijk: hoe zorgen we ervoor dat we met z’n allen echt gaan handelen volgens de missie en visie. En dat dit zichtbaar wordt voor onze doelgroep, onze klant? Raad eens? Ook dat is niet zo moeilijk. Ik gebruik daarvoor de werkvorm Klaagmuur en Sterrenhemel. Met een beetje Appreciative Inquiry erdoorheen. Appreciative Inquiry (AI) is zoiets als: waarderend onderzoek. Je kijkt wat een team of organisatie goed kan, waar ze goed in is, en dat gebruik je om datgene wat niet werkt te verbeteren. Dat werkt echt veel beter dan kijken wat niet goed gaat, en dat proberen te verbeteren. Er zit namelijk geen enkele energie in wat NIET goed gaat, en heel veel energie in wat WEL goed gaat. Logisch….

Stap 9: Klaagmuur en sterrenhemel

Elke deelnemer krijgt twee soorten briefjes: briefjes waar een muur op getekend staat (klaagmuur) en briefjes waar sterretjes op getekend zijn (sterrenhemel). Op de klaagmuurbriefjes schrijf je alles op waar je last van hebt, wat in jouw ogen verkeerd gaat, of wat jou in de weg staat om te kunnen handelen volgens de missie en visie. Op de sterrenhemel briefjes schrijf je alles op waar je trots op bent, waar het team heel goed in is, of wat je de afgelopen tijd hebt bereikt.
Alle briefjes hangen we op. De klaagmuurbriefjes in het vlak van de klaagmuur, de sterrenhemelbriefjes in het vlak van de sterrenhemel. Ik probeer de briefjes direct te groeperen in thema’s.
Daarna bespreken we de briefjes plenair, te beginnen met de sterrenhemel. We gaan samen langs de briefjes, ik vertel wat mij opvalt en samen maken we op de flip-over een lijst met dingen waar het team goed in is. Daarna gaan we naar de klaagmuur. Daar maken we een lijst van dingen die niet goed gaat. We weten nu waar we het team goed in is, en waar het aan moeten werken.

Stap 10: De tijdlijn, de strategie

De laatste stap is de tijdlijn. In groepjes gaat iedereen aan de slag met de stappen die moeten worden gezet om echt volgens de missie en visie te kunnen handelen. Opruimen wat in de weg staat, oplossingen zoeken vanuit waar we goed in zijn. Deze stappen worden door de groepjes op post-its gezet en deze post-its komen op de tijdlijn.
We bespreken de tijdlijn plenair, en passen de tijdlijn misschien nog een beetje aan. Daarna is de vraag: wie wil met welke stappen aan de slag? Zet je naam dan op de post-it. Je kunt zelfs nog vragen wie de trekker wil zijn van de stap, wie wil meewerken en wie wil meedenken.
En daarmee, beste mensen: heb je de missie, visie, strategie en kernwaarden bepaald. Oh ja, en als bonus heb je je jaarplan ook al bijna klaar.

Laatste tip: een goede procesbegeleider

Wil je ook op deze manier met je team aan de slag? Doen! Zorg wel voor een goede procesbegeleider, want als teamleider of directeur moet je zelf mee kunnen doen. Een goede procesbegeleider luistert en kijkt bovendien goed wat er allemaal gebeurt in de groep. Op verbaal en non-verbaal en soms zelfs gevoelsniveau. Heb je zelf geen procesbegeleider? Vraag mij dan! Ik heb veel ervaring met het begeleiden van groepen, en ik verzeker je van een energieke sessie! Kijk maar eens op de pagina Klanten, naar de aanbevelingen.

Hoeveel tijd kost dit?

Kun je dit allemaal in 1 dag doen? Nee, meestal niet. Maar niet alle stappen zijn direct nodig. Soms heeft het team vooral behoefte aan een stappenplan, dan ligt daar de focus. Sommige teams lopen vast, en dan gaan we vooral tijd steken in de klaagmuur en de sterrenhemel. Samen met de opdrachtgever bekijk ik wat het team nodig heeft, hoeveel tijd er beschikbaar is en wat we in deze tijd kunnen realiseren. Soms heb je twee dagen nodig, soms twee dagdelen. En soms heb je iets heel anders nodig dan de 10 stappen die ik hierboven heb beschreven. Nieuwsgierig naar wat ik voor jouw team of bedrijf kan betekenen? Neem contact op: info@eline-faber.nl.

Volg en like:
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial

Interessant? Delen mag!